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V字研メルマガ Vol.280「トヨタの会議はなぜ短いのか?」

2018年4月3日 / 13時54分

新年度がスタートしましたね。
今年も働き方改革の推進は
多くの会社で喫緊の課題のようです。

そのひとつに会議時間の短縮があります。
あなたの職場ではどのように会議を進めていますか?
業務の負担になっていないでしょうか?

そこで今回は、「会議が短い」と評判の
トヨタがどのようにして会議を進めているのか、
トヨタのエンジニアに聞いてみましたので
そのやり方を紹介しましょう。

まず、会議前に必ずアジェンダ(進行表)が
司会者からメールで送られてきます。

アジェンダにはこう書かれています。
1. 打合せテーマ〇〇 討議責任者〇〇 時間〇分
2. 打合せテーマ〇〇 討議責任者〇〇 時間〇分
3. 打合せテーマ〇〇 討議責任者〇〇 時間〇分

一般の会社と違う点は、討議責任者が誰で、
打ち合わせに必要な時間の目安が書かれていることです。

討議責任者と時間が明確になることで、
責任者は自分のパートのためにしっかり準備します。
参加者も時間が限ら得ていますから、
自分の意見を言うために、事前に準備をします。

1テーマ当たりにかかる時間は
少ない場合は5分、通常は10分程度。
責任者と参加者のそれぞれが事前準備することで、
効果的に意見交換できるのです。

逆にこのアジェンダを用意しない司会者は
参加者から「今日は何をやるじゃ!」と叱られます。
同社はエンジニアの1時間はとても貴重だと考えていて
ダラダラ会議しようものなら
「どれだけ拘束するんじゃ」と叱られます。

そのため、スタートでは雑談もなくいきなり本題に入ります。
雑談があるとしたら時間が予定より早く終わったとき。
残り10分程度で雑談する程度です。

資料のあり方も時短に貢献しています。
紙に「なぐり書き」したような資料が多いと言います。
資料を作るために時間を使うことを無駄と考え、
本質に迫る部分だけを、簡潔に著すことに集中します。

また、資料の一覧性を重視します。
同社は昔から、問題とその発生原因、解決策を
A3一枚にまとめて関係者間で共有する文化があります。

パワーポイントを使う場合でも
A3一枚に4~8枚のシートを印刷。
そうやって一覧性をキープするケースも多いようです。

さらにその資料はシロクロです。
「コスト意識があればシロクロは当たり前。
強調したい点はカラーでなくてもわかるように表記しろ」
というのがトヨタの常識です。

こうして進めるトヨタの会議はせいぜい1時間程度。
リードタイム短縮を第一に考える会社ならではですね。
あなたの会社も見習ってみてはいかがでしょうか?

 
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