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V字研メルマガ vol.315「会議の最高の結論とは?」

2018年9月18日 / 11時05分

生産性向上が課題になっていますね。
生産性向上は皆でやるものです。
ですから、その実施の前には必ず会議が必要です。
その会議が「実りある会議かどうか」が
企業の生産性を大きく左右します。

会議ファシリテーション協会理事長の
釘山健一理事長は、最高の会議は
次の言葉で終わる会議だと言います。

「とにかく、一辺やってみよう!」

しかも「しぶしぶやらされる」のではなく
皆が「ワクワクしながら」部屋を出る会議です。

では、どうしたらそんな会議になるのでしょうか?
先日コンサルタント仲間とそのテーマで議論しました。
すると、以下の「5つの会議の条件」が出ました。

■条件1.挑戦することに価値を認める風土

「もし失敗したら言い出したお前が責任を取れ」なんて
言ったら誰もリスクをとりません。
先輩社員が自分の失敗と、
その後もらったセカンドチャンスで
ついには成功した話を、より多く、何度も語る。
すると挑戦する風土が根付き、発言が活発になります。

■条件2.あらゆる意見は肯定して受けとめる

意見を出した途端に「できっこない」「前は失敗した」。
そんな風に否定されたら次に提案する気が失せます。
「やってダメだったら元に戻せばいいだけじゃん」
そのくらい気楽に考えないと、よい意見はでません。

ちなみに上記の釘山理事長の会議の極意は
「気軽に楽しく中身濃く」です。
「気軽さ」は、会議が楽しく・中身濃くなる前提条件です。

■条件3.全員から意見を出させる

発言が特定の誰かに偏る会議は、面白くありません。
そうならないよう、
会議の最初に皆に自分の意見を付箋に書いてもらいます。
そして、その付箋をホワイトボードに出し合えば、
自ずと全員の意見が出された状態で会議が始まります。
多くの意見が見える化されて雰囲気もよくなります。

■条件4.会議後に実行し、成果が出るまでじっくり待つ

会議で決めたことを実行している最中に
「なんだ、成果が出ていないじゃないか」と言われたら
ガッカリします。
成果が出るには時間がかかります。
なぜなら多くの人は
「意識が変わるから行動が変わり、結果が出る」のではなく
「結果が出るから意識が変わり、行動が変わる」からです。
成果を焦らず行動の変化を見ることが大切です。

■条件5.会議より先に不平不満を吐き出す場があること

不平や不満が溜まった状態では、意見を求めても
「そんなことより現場の話を聴いてくれ」と
言いたくなるのが人情です。
日頃から現場の意見を聴いておくことで、
「あの時不満を聞いてくれたから、
今度は建設的な意見を言おう!」の気持ちを引き出します。

いかがでしょうか。
生産性を高めるために必要なのは
「とにかく一度やってみよう」の結論です。
そのための、環境を整えましょう。

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